Z naszych obserwacji na rynku polskim nie funkcjonuje zbyt dobre rozgraniczenie na zindywidualizowane stoisko targowe i stoisko systemowe. Kłopot z takim rozgraniczeniem występuje już na etapie precyzowania zapytań i poszukiwania firmy zabudowującej stoiska.
Nie stanowi to w rzeczy samej większego problemu, jednakże wkład pracy związany z ustaleniem szczegółów wyglądu stoiska znacznie się różni w zależności od tego, czy potencjalny wystawca jest dopiero na początku swojej targowej drogi.
Cena czyni cuda czy tanio nie znaczy dobrze?
Mając na uwadze właśnie cenę firmy wystawiające się na targach decydują się na wynajem stoiska od organizatora targów lub też kupują gotowe systemy wystawiennicze. Producenci prześcigają się w promowaniu takich rozwiązań, jednakże będzie to dalej modułowe stoisko targowe. A co za tym idzie prezentacja marki danego klienta, będzie zawsze bardziej pewnego rodzaju powieleniem niż innowacją. Jednak, jeśli to cena wyznacza nasz wybór, aby było taniej musimy odjąć czynniki takie jak: ludzie do montażu i demontażu stoiska, ich akomodację, czy sam transport montażystów i stoiska.
Pozostając jeszcze przez chwilę w temacie cen – warto sprawdzić czy sumaryczny koszt zakupu stoiska na klika lat, imprez, wystaw oraz jego wysyłki w różne destynacje nie da nam finalnie jedynie pozornych oszczędności.
Jeśli chodzi o wynajem stoiska, oczywiście istnieje sporo firm świadczących usługi zabudowy stoisk systemowych, jednakże jak wspomnieliśmy wcześniej, znajduje to odzwierciedlenie w prezentacji marki. Klient wybierając taką formę zazwyczaj musi zdać sobie sprawę, że nie da się „zjeść ciastka i mieć ciastka”.
Zakup stoiska i wynajem stoiska – dwie drogi do wystawienia firmy na targach
Decydując się na wynajem stoiska targowego możemy skorzystać z kilku opcji wystawienniczych.
W pierwszej z nich, możemy zdecydować się na zakup stoiska targowego, które następnie będziemy rozbudowywać adekwatnie do zakupionej powierzchni lub też pozostaniemy przy jednolitym metrażu na każdej imprezie.
Drugą opcją wspomagającą wystawienie się naszej firmy na targach, może być wynajem stoiska targowego od organizatora targów lub firmy świadczącej takie usługi.
Rozwijając temat zakupu stoiska targowego napotkamy na kwestię…montażu, która z naszych obserwacji na przestrzeni lat jest niejednokrotnie pomijana (lub traktowana, że „jakoś to będzie”). Tutaj mamy do wyboru montaż przez pracowników firmy, najczęściej handlowców lub firmę zewnętrzną. Jeśli wybieramy pozorną opcję „low budget” czyli pracownicy biorą czynny udział w montażu stosunkowo szybko okazuje się, że stoisko w montażu nie jest tak proste jak zapewniał producent, zajmuje to dużo więcej czasu oraz, że pracownicy również generują dodatkowe koszty dla przedsiębiorstwa w postaci dodatkowych dni noclegu na okres zabudowy.
Za przykład możemy podać jedną sytuację z naszego doświadczenia, gdy klient zdecydował się na zakup gotowego stoiska na wiele lat. Przy pierwszym montażu okazało, się że pracownicy jednak bez entuzjazmu podchodzą do tematu „składania”. W trakcie rozpakowywania uszkodziło się kilka elementów, pech chciał, że akurat tych na elementach frontowych, a w takim przypadku nie możemy liczyć na fachową pomoc ekipy wykonującej stoisko i uratowanie przynajmniej w części sytuacji.
Dodatkowym, najczęściej nie przewidzianym problemem, zostaje kwestia pustych case’ów służących do przechowywania elementów stoiska. Z reguły nie zostaje zamówiony transport zewnętrzny, a auto pracowników firmy „właśnie zdążyło wrócić do siedziby”.
Stoisko targowe wynajem
Z pozoru wydawałoby się błahe sprawy, potrafią nabrać znaczenia, zwłaszcza gdy klient nie jest przyzwyczajony do wzięcia pod uwagę pewnych istotnych kwestii, które kiedyś brała na swoje barki firma oferująca kompleksowe usługi.
W przytoczonym wyżej przykładzie, klient nie wrócił już do organizowania stoiska we własnym zakresie, a zamówione elementy powędrowały jako podzielona prezentacja graficzna do firmowego showroomu.
Nie posiadamy danych, jaki odsetek wystawców decyduje się na przeorganizowanie swojego podejścia i redukcję kosztów, wybierając zakup stoiska na własność. Jednakże opcją „bezpieczniejszą” jest wynajem stoiska u organizatora przynajmniej na początku swojej drogi, chociażby ze względu na fakt obecności kogoś, gdy nie działa zamek w szafce lub gubimy kluczyk na chwilę przed zamknięciem hali targowej. Jest to bezpieczniejsze niż zakup również wtedy, gdy nie czujemy się na siłach organizacyjnie lub nasz dział handlowy tworzą kobiety z branży beauty, którym reprezentowanie firmy na targach niekoniecznie kojarzy się z zestawem małego majsterkowicza.
Montaż, transport i… demontaż – problemy ze stoiskiem na targach
Jeśli wystawca wkalkulował już sobie powyższe kwestie, mamy kim zamontować stoisko, a organizacja transportu i eksponatów nie stanowi problemu, warto wziąć jeszcze pod uwagę kwestię, dzięki której stoisko pozostanie wizualnie jak najdłużej w stanie z dnia zakupu, a mianowicie demontaż. Firmy oferujące zakup stoiska na własność oferują również możliwość jego pakowania do specjalnie przygotowanych do tego celu skrzyń, jednakże jak elementy zostaną przygotowane do transportu bezpośrednio po targach jest już indywidualną kwestią każdego wystawcy. Wszyscy wiemy o tym, że po zakończeniu targów każdy pragnie jak najszybciej znaleźć się w domu, a kwestia odpowiedniego podejścia do zabezpieczenia naszego stoiska przed podróżą może spotkać się z mniejszą starannością, jak przed imprezą targową.
Branding w procesie zakupu stoiska targowego
Przy zakupie stoiska targowego nie bez znaczenia pozostaje również temat brandingu. Weźmy pod uwagę, że w danym roku nasze stoisko opiera się o pewne założenia, kategorię produktową lub też jesteśmy dopiero przed procesem tworzenia księgi znaku. W roku następnym zmienia się logo, prezentacja firmy lub kolorystyka. Te wszystkie zmiany będą w praktyce oznaczały konieczność wymiany grafik i generowały dodatkowy koszt, którego czasem nie uwzględnia się etapie szacowania kosztu stoiska targowego.
Stoisko targowe – element identyfikacji wizualnej?
W firmach, gdzie dział marketingu jest mały lub ogranicza się do jednej osoby, posiadanie stoiska na własność pozwala zaoszczędzić czas na etapie każdorazowego dogrywania projektu stoiska oraz wszystkich aspektów powiązanych z tym procesem. Jednakże dobrze opracowana strategia prezentacji marki na targach jest plusem, kropką nad „i”, argumentem jakim pragniemy zakończyć nasze rozważania.
Całokształt budżetu marketingowego oraz jego wielkość jest indywidualną kwestią każdego przedsiębiorstwa oraz etapu, na jakim się ono znajduje. W naszej opinii warto przekonać się, jak wygląda wynajem stoiska w początkowej fazie wchodzenia na rynek. W momencie, gdy nasza sytuacja finansowa nie pozwala jeszcze na szeroko pojęte działania z międzynarodową promocją na targach, by w sytuacji rozwoju firmy w pełni wykorzystać możliwości zabudowy indywidualnej dla skutecznej ekspansji własnej marki w świadomości klientów na rozlicznych targach krajowych i międzynarodowych.